közigazgatási szervezetek működése

A szervezet olyan rendszer, amely 

• elemei emberek (például vezetők, alkalmazottak), tárgyak (például munkavégzéshez szükséges gépek, berendezések) és a közöttük levő kapcsolatok; 

• tartós célt követ; 

• formális struktúrával rendelkezik; 

• a struktúra segítségével a tagokat a célok elérésére ösztönzi. 

Három fő szektor

• Üzleti szektor 
• .Közszektor  
•  Nonprofit szektor 

A közigazgatás környezete 

● Vevők a közigazgatásban: szolgáltatások haszonélvezői, alanyai. 

●Vevői szerepek elkülönülnek (megrendelő, szolg. alanya, finanszírozó, haszonélvező) 

● Verseny: monopolhelyzet jellemző 

● Munkaerőpiac: speciális szabályok 

● Pénzpiac: pl: pályázati önrész, előfinanszírozás; (válság ellenére fontos tényező) 

● Intézményi hálózat: hosszú távú körny. elem, alá-fölé-mellé rendelt szervek 

● Tudományos–technikai környezet: pl: informatikai technológia 

● Jogi környezet: aktívan tudja befolyásolni a közigazgatás 

● Politikai környezet: politikai/szakértői kontrol dilemmája, Részei: közvetlen politikai vezető, "nagy" és "kis" politika (önkormányzatoknál) 

● Nemzetgazdaság: aktívan tudja befolyásolni a közigazgatás (pl: helyi vállalkozások) 

● Nonprofit szervezetek: együttműködési lehetőség → közös cél

BÜROKRÁCIAELMÉLETEK

Az eddigiek alapján a bürokráciák főbb jellemzői:

• személytelen, azaz személyre való tekintet nélkül egyenlő bánásmódban részesül mindenki; 

• szakképzett hivatalnokok alkalmazása; 

• elmélyült munkamegosztás, specializáció, azaz a feladatok megfelelő ellátásához rendelt és kellő hatáskörrel felruházott hivatalnokok; 

• jellemző az írásbeliség, az ügyiratokon alapuló igazgatás (aktaszerűség); 

• kiszámítható működés, köszönhetően az előírásoknak, technikai szabályoknak, normáknak.

● Szakképzett 

● Személyében szabad 

● Racionális és elfogulatlan döntéseket hozó 

● Írásban pontosan lefektetett szabályok mentén cselekvő (aktaszerűség) 

● Hierarchikus struktúrába szerveződő 

● Kiszámíthatóan, stabilan és hatékonyan működő 

● pénzben kapott fizetésért, főállásban látják el feladataikat 

● Szigorú hivatali fegyelem és ellenőrzés 

● Személytelen, személyre tekintet nélkül egyenlő bánásmód 

● Elmélyült munkamegosztás (specializáció, feladatokhoz rendelt hatáskörök)

A közösségi döntések elmélete (public choice theory)

• a közszolgáltatásoknál is a piaci versenyhelyzethez hasonló kereteket teremtsenek.  
• beléphetnek magánszereplők is a közszolgáltatást nyújtók közé

 Új közigazgatástan (New Public Administration)

• miként lehet társadalmi szinten igazságosabbá, méltányosabbá tenni a közigazgatási szervezetek működését;  
•  közigazgatási szervek a jövőben is képesek lesznek az új kihívásoknak, gyorsuló változásoknak megfelelni; 
  
• állampolgárok mind szélesebb körű bevonásával
• a demokratikus működési módok kiterjesztésével és a közigazgatás decentralizációjával lehet megoldásokat találni.
• professzionális és emberközeli közigazgatás megteremtése. 
• Az ideális közigazgatási szervezet decentralizált, az állampolgárokhoz közeli, demokratikusan megjeleníti a polgárok igényeit és stabilan képviseli a társadalmi igazságosság értékét. 
• Mindehhez pedig szükség van – egyebek mellett – a politikusok és a közigazgatási szakemberek intenzív együttműködésére

 Új közszolgálati menedzsment (New Public Management) 

•  cél egy hatékonyabb, eredményesebb, ügyfélorientált és rugalmasabb közigazgatás / közszolgálat létrehozása; 
• ezt szolgálja az üzleti szektorban már bevált menedzsment eszközök és módszerek megfelelő, értő átvétele, adaptálása a közszektor szervezeteinél. 
  

 Újweberiánus 

• Az állam szerepének megerősítése  
• A képviseleti demokrácia megerősítése
• A közigazgatási jog, a jogszerűség, a normativitás megerősítése 
• Szakmai szempontok alapján szervezett közigazgatási kar 

Jó kormányzás 

•  hálózatos szemlélettel 
  

: VEZETŐI FELADATOK A KÖZIGAZGATÁSBAN

 a vezetés fogalmát. A vezetést a továbbiakban egy olyan átfogó tevékenységként értelmezzük, amelynek során a vezető eredményesen megvalósíttat dolgokat a többi ember által, illetve velük együtt

felsővezetők,

középvezetők 

közvetlen irányítók   

Vezetési funkciók: 

● tervezési (célkijelölés, stratégiaalkotás), 

● szervezési, 

● személyes vezetési (leadership) és 

● kontroll feladatai.

 A tervezés funkciója a jövőre vonatkozó tevékenységek átgondolását, a szervezeti célok meghatározását és a célok megvalósításához vezető út kijelölését jelenti

a stratégia a szervezet hosszú távú céljainak elérését segítő út leírására szolgál.  

Kormányzati Stratégiai Irányítási Rendszer egységes keretbe foglalja és összehangolja a stratégiaalkotás országos, ágazati és intézményi szintjét

• Országos szinten komplex környezetelemzésre épülő, hosszú távú (10 éven túli) jövőkép, előrejelzés készül el (ország-előrejelzés), amely fontos inputként szolgál a nemzeti középtávú stratégia megalkotásához. Ez utóbbi 4–10 évre előretekintő tervezés eredménye. 

• Ágazati/szakpolitikai szinten – többek között – szakpolitikai stratégiák és miniszteri programok készülnek.

 • Intézményi szinten intézményi stratégiák és intézményi programok készülnek a felettes szintek céljainak és programjainak figyelembevételével. Az utóbbi évtizedekben a hosszú távú tervezéssel, stratégiaalkotással

A szervezés  

A szervezés olyan vezetői tevékenységet jelent, amely a szervezet különböző erőforrásainak összehangolása, optimális kombinációja által törekszik a kijelölt célok megvalósítására. 

A szervezés főbb területei:

• szervezeti struktúrák kialakítása, megváltoztatása (szervezettervezés); 

• szervezeti folyamatok összehangolása (folyamatszervezés); 

• a munkavégzés rendjének megtervezése, munkakörök létrehozása (munkaszervezés

 szervezet strukturális jellemzői az alábbiak: 

• munkamegosztás vagy specializáció, azaz a szervezet komplex feladatainak részfeladatokra bontása és szervezeti egységekhez rendelése; 

• hatáskörmegosztás, ami alapvetően a döntési és az utasítási jogkörök szétosztását jelenti a szervezet különböző hierarchikus szintjei között; 

• koordináció, azaz a különböző szervezeti egységek munkájának összehangolását szolgáló eszközök 

A munkamegosztás kialakításának több lehetséges szempontja is van:

 • A funkcionális elv szerinti munkamegosztás során homogén szakmai tevékenységeket különítenek el egymástól. Egy vármegyei kormányhivatalban ilyen funkcionális területek lehetnek például a humánpolitikai főosztály, az ügyfélszolgálati iroda, a pénzügyi főosztály és az informatikai főosztály. 

 A tárgyi elvű munkamegosztás során jellemzően termékek, szolgáltatások, valamint ügyfelek (vevők), azaz homogén input- és outputcsoportok szerint rendeljük a feladatokat egyes szervezeti egységekhez. Az adóhatóság munkamegosztási rendjén belül a kiemelt ügyek adóigazgatósága, illetve a kiemelt ügyfelek adóigazgatósága jó példa a tárgyi elvű specializációra. 

• A területi elvű munkamegosztás esetében a feladatok homogén földrajzi területek szerinti elkülönítésével találkozunk. Egy országos hatáskörű szerv dekoncentrált szervei lehetnek példák regionális munkamegosztásra, hiszen ezen szervezetek jellemzően régiók vagy vármegyék szerint kerültek kialakításra.

A személyes vezetés (az angol és magyar szakirodalomban is gyakran leadershipként szerepel) a szervezeti célok elérése érdekében a beosztottakra gyakorolt befolyást jelenti, mindenekelőtt a vezető–beosztott kapcsolat személyes, összefogó-mozgósító tevékenységére fókuszál

Motiváció 

motiváltságról, ha a szervezeti célok elérése érdekében hajlandó valaki erőfeszítéseket tenni, és ezáltal saját egyéni céljaihoz is közelebb jut. 

• önmegvalósítás
• elismrtség
• szeretet, kapcsolat
• biztonsági szükséglet
• élettani szükséglet

Kommunikáció alatt azt a folyamatot értjük, amelynek során két vagy több ember információt cserél és értelmez valamilyen szándékkal 

• lefelé
• felfelé

. KONTROLL

A kontroll a szervezeti célok elérését segítő, visszacsatoláson alapuló folyamat, amely során a vezetők a kontrollált egység jellemzőire előzetesen standardokat állapítanak meg, amelynek aktuális értékeit mérik és összehasonlítják a standardokkal, eltérés esetén pedig beavatkoznak. 

mi a mérés tárgya. 4 'E' koncepciónak

• Gazdaságosság: felhasznált erőforrások (inputok) mennyisége, értéke
• Hatékonyság: input–output viszony.   
• Eredményesség: output és eredmény viszonya.
• Méltányosság: a fentieken túl lényeges aspektusa a teljesítménynek a szervezeti szinten túlmutató, több szervezet (például egy ágazat) együttes teljesítményét megragadni képes koncepció.

Inputindikátor A felhasznált erőforrások jellemzői

• Folyamatindikátor A transzformációs folyamat jellemzői 
• Outputindikátor A létrehozott termékek és szolgáltatások 
• Eredményindikátor Az output közvetlen következménye vagy hosszabb távú hatása 
• Hatékonyság Input/output 
• Eredményesség Eredmény/output 

Egy jó indikátornak az alábbi szempontoknak kell megfelelnie:  

• Valóságpróba: valóban azt mérjük-e, amit eredetileg mérni szerettünk volna? •
• Fókuszpróba: csak azt mérjük, amit mérni szerettünk volna? • 
• Relevanciapróba: a megfelelő teljesítménymutatót használjuk a kívánt teljesítménydimenzió nyomon követésére? 
• Következetesség próba: mindig ugyanúgy gyűjtik majd az adatokat a mérést végzők? •
• Hozzáférhetőség próba: könnyen fellelhetők és rögzíthetők a méréshez szükséges adatok
• Egyértelműség próbája: egyértelmű az indikátor értelmezése, jelentése? • 
• Következménypróba: reagál-e majd valaki az indikátor változásaira? • 
• Időszerűség-próba: a reagálás szempontjából elég gyorsan és megfelelő gyakorisággal elérhetők az adatok? • 
• Költségpróba: megér-e annyit az adott mutató, mint amennyibe az előállítása kerül? • 
• Kijátszhatóság próbája: számíthatunk-e arra, hogy a mutatószám alkalmazása nemkívánatos viselkedésre ösztönöz majd?
  

Az irányítás tehát a szerv szakmai és szervi tevékenységével összefüggő, hatalmi viszonyon és ebből következően alá-fölérendeltségen nyugvó, az irányított önállóságát jelentős mértékben korlátozó közigazgatási tevékenységfajta.

Az irányítás mindig a rendelkezési joggal több, mint a puszta felügyelet. 

Az ellenőrzés mint a felügyelet és az irányítás része.   ellenőrzés ezek szerint mindig kevesebb, mint a felügyelet

A KÖZIGAZGATÁSI SZERVEZETEK MŰKÖDÉSI FOLYAMATAI 

Folyamat: szervezeti tevékenységek hosszabb, összefüggő, egymással összekapcsolódó láncolata

Folyamatszervezés: a tevékenységek logikus kapcsolódásának kialakítása – egy adott szervezeten belül vagy akár több, egymással együttműködő szervezeten átívelő módon – a termék/szolgáltatás minőségének javítása, az előállítási költségek és az átfutási idők csökkentése céljából 

A folyamatmenedzsmenthez számos feladatot sorolhatunk: 

– a szervezet meglévő folyamatainak több szempontú, részletes felmérését, értékelését, elemzését; 

– a folyamatok modellezését, kialakítását, leírását, ábrázolását; 

– a folyamatok átalakítását, kisebb vagy nagyobb mértékű átszervezését, optimalizálását; 

– a folyamatok lefutásának, eredményeinek rendszeres tervezését, nyomon követését, kontrollját; 

– valamint a folyamatokkal kapcsolatos szervezeti feladatok, felelősség szabályozását, érvényesítését.  

Értékláncmodell

• alap – vagy más néven: elsődleges – tevékenységek 
• támogató tevékenységek 

Az irányítási folyamatok közé soroljuk jellemzően a stratégiaalkotási, a szervezettervezési és működésfejlesztési tevékenységeket, valamint a menedzsment kontroll/controlling, a gazdasági–pénzügyi irányítás, a minőségirányítás, a belső ellenőrzés, a stratégiai emberierőforrás-menedzsment és a stratégiai szemléletű informatikai menedzsment feladatait. Ezek a folyamatok egyrészt a stratégiai szintű irányítási, igazgatási feladatokat fedik le, másrészt azokat a tevékenységeket, melyek a szervezetben a különböző vezetési szinteken dolgozó vezetőket támogatják a vezetési feladatok végrehajtásában

Az alapfolyamatok k az adott szervezet alaptevékenységének megfelelően határozhatóak meg. Tipikus példa lehet a hatósági tevékenységek végzése vagy a különféle közszolgáltatások szervezése/nyújtása.

A támogató folyamatokhoz z tartoznak tipikusan a gazdasági és humán adminisztráció, az egyéb ügyvitel, a beszerzés és az infrastruktúra üzemeltetésének (telephelyek, gépjárművek, informatikai rendszerek stb.) tevékenységei.

A szervezeten átívelő folyamatok  k révén kapcsolódik be jellemzően az adott szervezet az ágazati hálózatokba. Ez jelenthet informatikai rendszerekhez, adathálózatokhoz való kapcsolódást, de akár szabályozási vagy teljesítményjelentéseken keresztüli kapcsolatot is. A szervezeteken átívelő folyamatok értelmezhetőek vertikálisan (például fölérendelt (felügyeleti) szervekkel való együttműködés, alárendelt (felügyelt) szervezetekhez való kapcsolódás) és horizontálisan (például hasonló vagy kapcsolódó alaptevékenységet végző közigazgatási szervekkel való együttműködés, információcsere, folyamati input/output kapcsolat).   

Front office/back office/middle office

Folyamathierarchiák felépítése

• Fő folyamat – például gazdasági és humán adminisztráció; 

• Folyamatcsoport – például bérszámfejtés, munkaügy; 

• Folyamat – például munkavégzéssel és -idővel kapcsolatos adminisztráció; 

• Részfolyamat – szabadságolás adminisztrációja; 

• Tevékenység – például szabadság "kiírása"; 

• Művelet – például szabadságigénylési adatok kitöltése a dolgozó által. 

•  Közigazgatási alapfolyamatok,  hogyan teremt értéket ügyfelei, partnerszervezetei számára.

• Támogató folyamatok  ezek a folyamatok teremtik meg az alapfolyamatok ellátásához szükséges humán, infrastrukturális, pénzügyi stb. háttere

                         A legjellemzőbb támogató folyamatok: 

                                         • gazdasági és humán adminisztráció, 

                                         • egyéb ügyvitel, • beszerzés, 

                                         • infrastruktúra-üzemeltetés (telephelyek, gépjárművek, informatikai rendszerek

• Irányítási folyamatok, feladatok  Az irányítási folyamatok közé soroljuk jellemzően a stratégiaalkotási, a szervezettervezési és működésfejlesztési tevékenységeket, valamint a menedzsment kontroll/controlling, a gazdasági– pénzügyi irányítás, a minőségirányítás, a belső ellenőrzés, a stratégiai emberierőforrás-menedzsment és a stratégiai szemléletű informatikai menedzsment feladatait.
• Szervezeteken átívelő folyamatok   A szervezeten átívelő folyamatok révén kapcsolódik be jellemzően az adott szervezet az ágazati hálózatokba. Ez jelenthet informatikai rendszerekhez, adathálózatokhoz való kapcsolódást, de akár szabályozási vagy teljesítményjelentéseken keresztüli kapcsolatot is. 

• a fejezeti és intézményi szintű költségvetés-tervezés, 

• beszámolás, zárszámadás folyamatai.  

• ágazati finanszírozási, 

• valamint a szakmai és pénzügyi monitoring, 

• illetőleg controlling folyamatok

AZ E-KÖZIGAZGATÁS

z információs társadalom az államtól új tartalmi és formai szabályozást és igazgatást követel. 

A közigazgatás előtt álló kihívásokat az e-közigazgatás tágan értelmezett eszközrendszere révén (is) kezelhetjük (vezetési–szervezési módszerei, technológiai megoldásai, új jogi szabályozása által), új alapokra helyezve a közigazgatást.  

Az e-közigazgatás végterméke valamilyen elektronizált, digitális közigazgatási szolgáltatás, eljárás. D

a 20-as lista

• Európai Unió vezetése a tagállamokkal egyeztetve meghatározta a 20 leggyakrabban igénybe vett elektronizálható közszolgálati, közigazgatási eljárást
• 20 tételből 12 állampolgárokat, 8 pedig vállalkozásokat érintő ügytípust takar. 

elektronizálás milyen szintjét valósították

• Az első szint az információnyújtás elektronikus módja, ilyen például, ha valamely minisztérium honlapján lehet tájékozódni a nyitvatartási időről és az ügyintézés módjáról. • 
• A második szint az egyirányú kapcsolat, vagyis amikor elektronikusan letölthetők az ügyintézéshez szükséges nyomtatványok. • 
• A harmadik szinten megjelenik az interaktivitás, vagyis on-line módon kitölthetők az űrlapok, beleértve a hitelesítést. Mivel az illetékek befizetését ez a szint nem teszi lehetővé, az ügyfél egyszeri megjelenése továbbra is szükséges. • 
• A negyedik szinten, melyet a tranzakció névvel jeleznek, a teljes ügymenet elektronizált, beleértve az illetékek lerovását is. • 
• Az utóbbi időben pedig bizonyos szolgáltatások esetében megjelent az ötödik szint, a perszonalizáció, ami lehetővé tesz bizonyos automatizálást, így például ha az adott kormányszervnek rendelkezésére állnak más adminisztratív forrásból az állampolgár meghatározott adatai, azokat már eleve feltüntetik a személyre szabott űrlapban, s az állampolgárnak ezeket nem kell újra beírnia. 

A 2030 Digitális Évtized program négy pillér mentén fogalmazta meg célkitűzéseit: 

1. a digitális készségek fejlesztése, 

2. a digitális infrastruktúra fejlesztése, 

3. a vállalkozások digitalizációja, ezen belül a mesterséges intelligencia használata 

4. és a közszolgáltatások digitalizálása. 

SZEÜSZ-ök, vagyis a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások

KEÜSZ-ök, vagyis a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások. 

A törvény kimondja továbbá, hogy – eltérő jogszabályi rendelkezés hiányában – az ügyfelek jogosultak az elektronikus ügyintézést biztosító szerv előtt ügyeik intézése során ügyintézési cselekményeiket elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni

egy tagállamban egy közigazgatási eljárásnál el kell fogadni egy másik tagállamban kibocsátott elektronikus azonosító eszköz, aláírás, bélyegző alkalmazását, amennyiben utóbbiak kapcsán a jogszabályban előírt regisztrációs, közzétételi és biztonsági szintek szerinti előírások teljesülnek.